Системы электронного документооборота (СЭД) - системы (компьютерная программа, комплексное программное обеспечение), позволяющие организовать и автоматизировать работу с электронными документами (что называется электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла.
Начиная с 1990-хх гг. персональные компьютеры стали основными инструментами офисной деятельности, что естественно повлекло за собой развитие электронного документооборота. Эта технология обеспечивает принципиально более высокую эффективность работы с документами, а именно создание, обработку, доставку и хранение.
Первой и главной задачей для таких систем стала - автоматизация делопроизводственной деятельности.
Первые системы имели достаточно узкую направленность, они обеспечивали централизованный учет документов в специализированных службах (секретариат, канцелярия и т.п.). Такие системы обрабатывали преимущественно регистрационно-контрольную информацию о документах, их движении и исполнении, заменяя журнальный учет и карточный учет.
Следующим этапом в развитии стало появление рабочих мест в подразделениях организации, что помогло оперативно доводить до подразделений информацию о направленных в их адрес документах.
Дальнейшее развитие таких систем затрагивало не только делопроизводственную деятельность, организации стали подключать всех сотрудников (исполнителей, руководителей), участвующих в работе с документами. Рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте значительно увеличился.
В современных условиях, системы стали неотъемлемой частью обеспечения управления организацией. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, существенно оптимизирующее скорость протекания бизнес-процессов и повышающее конкурентоспособность организации.
Первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях.
В 1990-х гг. начали создаваться универсальные системы. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства стала очень популярна.
Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология.
В настоящее время распространены системы ECM- это системы управления корпоративной информацией. Такие системы очень гибкие с возможностью настройки различных модулей: управление документами, управление web-контентом, управление записями, управление образами документов, документирование взаимодействий, использование документов и поддержка проектных команд, управление потоками работ (workflow).
Основными лидерами, участниками
морового рынка СЭД являются компании: ActionTechnologies, Documentum, FileNet, GaussInterprise, Hummingbird, HylandSoftware, Ideal, Interwoven, SiemensNixdorf, Staffwareplc, TowerSoftware, TowerTechnology.
Компании, являющиеся лидерами в области
российского рынка СЭД: АйТи, Анкей, Гарант Интернэйшнл, Ланит, Центр Компьютерных Технологий, Электронные Офисные Системы (ЭОС), CognitiveTechnologies, InterTrust.
Продукты зарубежных производителей СЭД: EMC Documentum, IBM Lotus Notes, Microsoft Sharepoint, Open Text, Microsoft WorkFlow Foundation.
Продукты отечественных производителей: БОСС-Референт, Дело, Евфрат Е1, DIRECTUM, Docvision, Optima-WorkFlow, "ПитерСофт: Управление процессами".
Все системы на современном рынке имеют свои преимущества и недостатки. Обзор систем проводится на ежегодной конференции-выставке DOCFLOW начиная с 1995 г.
Используемые источники:
1. piter-soft.ru
2. cs-consult.ru
3. hr-portal.ru
4. habrahabr.ru
5. citforum.ru
6. ibusiness.ru
Конференция посвященная обзору систем DOCFLOW 2013: